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Rapallo 2017 e la “macchina da guerra”

Rapallo 2017 e la “macchina da guerra”

Come si organizza uno storico convegno, di portata nazionale, alla sua 47° edizione?

Per la terza volta parteciperò al Convegno dei Giovani Imprenditori organizzato dal 3reg, comitato triregionale (che però oggi conta cinque regioni) dell’associazione. E questa volta seguirò più il dietro le quinte, che il convegno stesso.

I numeri del comitato

Come dicevo, il convegno è organizzato da un comitato a cui partecipano cinque regioni: Liguria, Piemonte, Lombardia, Valle d’Aosta e Toscana.

L’organizzazione fa capo ad una squadra di 100 imprenditori, divisi in 12 commissioni e guidati da un project leader, quest’anno si tratta di Matteo Giudici, imprenditore ligure.

Come lavorano le commissioni?

L’ho scoperto entrando in contatto con la commissione Social e Comunicazione: studiano e fanno. Cosa intendo? Nello specifico di questa commissione, non esiste un Social Media Manager esterno che si occupi della strategia, del piano editoriale e del live della due giorni di convegno. Sono gli stessi componenti della commissione a gestire ed animare i canali social. Ma non si tratta del classico “fai da te”: i membri della commissione seguono corsi di formazione e aggiornamento in materia e hanno imparato negli anni a gestire questa attività. Ho assistito ai briefing e partecipato ai gruppi Whatsapp di coordinamento, ho visto persone provenienti da diversi territori e background imprenditoriali, mettersi in gioco e imparare un nuovo mestiere.

Le commissioni in dettaglio

Mi sono fatta raccontare in breve l’attività di ciascuna commissione.

Sala. Il compito è quello di verificare i posti, capire come fare l’allestimento e fare in modo che tutto fili liscio nella gestione dei partecipanti al convegno e dei relatori, nonché degli ospiti istituzionali.

Trasporti. Visto che sono al terzo anno di convegno della commissione trasporti posso parlare direttamente io, in quanto fruitrice dell’organizzazione (io che mi muovo sempre coi mezzi pubblici). Mi ricordo il primo anno, nel 2015, quando il responsabile si occupava degli arrivi e delle ripartenze di tutti i partecipanti e cercava di non perdermi mai. Quest’anno sarà il Comune di Rapallo a fornire le navette, il che ha creato non poche polemiche. Ma conoscendo bene i percorsi tra Rapallo e Santa Margherita, direi che è stata un’ottima mossa per decongestionare il traffico privato, in modo da non impattare su abitanti e villeggianti.

Sicurezza. Radioline alla mano, non si vedono molto ma ci sono e si muovono congiuntamente alle forze dell’ordine (imprenditori e FDO organizzano delle riunioni di coordinamento pre convegno). Il convegno ha infatti diversi livelli di autorizzazione di accesso alle sale e i membri della commissione si occupano del rispetto delle regole. Novità 2017, c’è anche un’imprenditrice nel team.

Relazioni esterne. Praticamente il cuore dell’organizzazione, la commissione si occupa di sponsor, fornitori ecc. Inoltre rappresenta l’osservatorio sullo stato di avanzamento dell’organizzazione delle altre commissioni.

Accoglienza. Una delle commissioni in alternanza scuola lavoro, si occupa della gestione e della verifica degli accrediti insieme ad un gruppo di studenti che vengono preparati per dare un supporto allo svolgimento convegno.

Pranzi e cene. Menu, accrediti, intolleranze e allestimento. La riuscita dei pranzi e delle cene, dipende da loro!

Workshop e startup contest. Il venerdì pomeriggio il pubblico si divide tra una serie di workshop e lo startup contest (io di solito seguo quest’ultimo). Piccoli convegni nel convegno, con relatori, sponsor, giuria e pitch da gestire senza intoppi.

Eventi collegati. Quest’anno è prevista la Noberasco run. Chiuso il convegno, si inforcano le scarpette da running o quelle da camminata e camminata nordica e si parte per una corsa/camminata a scopo benefico.

Social e comunicazione. Come detto nel paragrafo precedente è la commissione che conosco meglio, ormai si tratta di amici con cui discuto quasi quotidianamente. Ma visto che ho raccontato che studiano e si formano, vorrei fare una precisazione. No, non sono io la loro consulente. Tre anni fa per la prima volta mi invitarono ad osservare il convegno con occhi esterni. Sono loro ospite ma non si tratta di un rapporto di lavoro. Il primo anno mi mosse la curiosità e una buona dose di pregiudizio, oggi l’affetto sincero e la stima che nutro per molti di loro.

Regia. Anche qui abbiamo un imprenditore appassionato che ha imparato a gestire il passaggio dei video alle TV, ad accertarsi che i microfoni funzionino, ad accertarsi che in sala ci sia la connessione. a montare monitor ecc. E mentre mi raccontano cosa fa, mi torna alla mente quest’uomo altissimo, con gli occhiali e uno stilosissimo completo a quadrettoni. E’ proprio lui, impossibile dimenticarlo!

Sostenibilità. L’evento ogni anno si certifica per la sostenibilità, cercando di limitare al massimo l’impatto ambientale (e anche qui ci sono imprenditori esperti del settore che contribuiscono all’organizzazione): raccolta differenziata, inviti stampati su carta riciclata e altre procedure controllate dall’ente certificatore.

Accreditamenti. Dal momento che io per prima ho fatto casino accreditandomi (perché ho il brutto vizio di non leggere le istruzioni) e sono stata “recuperata”, mi appare ovvio che anche questa commissione abbia il suo bel da fare.

Mesi di organizzazione

Il convegno si tiene all’inizio di giugno, ma tutto inizia ad ottobre dell’anno precedente, con il passaggio di consegne da un project leader all’altro.

E poi una riunione al mese fino a maggio, quando le commissioni si riuniscono tutti i venerdì. E lo so bene perché seguendo molti di loro sui social,  vedo le immagini degli incontri, dei sopralluoghi e anche della convivialità che si crea nella squadra.

Ci vediamo a Rapallo 2017?

I Giovani Imprenditori sono pronti, io quasi, soprattutto se parliamo degli outfit. Quindi ci vediamo dall’8 al 10 giugno sui miei canali social, Instagram, Instagram Stories e Twitter più degli altri, e su #Rapallo2017.

Io non vedo l’ora!

About The Author

michela

Dagli studi professionali tra Milano e Torino al blog personale, passando per un'esperienza televisiva che ha segnato la svolta. Tre grandi passioni: la scrittura, il fisco, la semplicità. Sempre in equilibrio tra famiglia e professione tra comunicazione e aggiornamento fiscale.

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